Genom att använda egenskaper, blir det lätt att söka och hitta till rätt dokument. En annan användbar funktionalitet med dokumenthantering är möjligheten till samarbete. Det innebär att fler anställda inom en verksamhet kan arbeta i samma dokument, samt dela dokument till externa användare.

När de dessutom kan skapas och lagras överallt samtidigt som de användas av så många olika instanser blir det till sist blir svårt att veta vilket som gäller.

Vi öppnar möjligheter att dels få ordning på historiska dokument, dels ge en meningsfull, användbar miljö för alla nya dokument. Med ett dokumenthanteringssystem kan man för det första söka och hitta dokument men också hantera dem på ett strukturerat sätt, göra dem tillgängliga för både människor och maskiner (andra system) så att de kan återanvändas och man slipper dubbelarbete.

Med ett dokumenthanteringssystem får man automatiskt ett ”dokumentlager”. Till det kan man koppla andra system där dokument också används. Det möjliggör att dokumenten lagras och hanteras på ett ställe, på ett ordnat sätt. De kan därmed göras tillgängliga för andra processer och system, inkluderat webbar och gränssnitt, även mobila som använder (samma) dokument. Då räcker det med en enkel sökning på t ex fastighet, kund eller process för att hitta rätt, oberoende av gränssnitt, format, vem som har skapat eller var i organisationen det finns.